Paso 2: Uso del Panel Administrativo

🔐 1. Acceso al Panel Administrativo

El Panel Administrativo es el espacio interno donde podrás revisar y validar el funcionamiento de tu sistema de reservas.

1. Abre el correo recibido de ALOTAR.
2. Busca el enlace llamado Panel Administrativo.
3. Haz clic en el enlace.
4. Si el sistema solicita PIN, ingresa el PIN administrativo asignado.

⚠️ No compartas este enlace con tus clientes finales.

✔ Este acceso es solo para personal autorizado de tu empresa.

🧭 2. Estructura general del Panel Administrativo

El Panel Administrativo está dividido en tres zonas principales. Cada una cumple una función diferente.

• Panel izquierdo: muestra el resumen diario de reservas, asistencia, cancelaciones y disponibilidad.
• Panel derecho: permite crear o consultar la agenda del orientador para una fecha específica.
• Parte inferior: permite consultar los PIN del día por sede para procesos de validación.

✔ Primero configura agenda y horarios en el panel derecho. Luego valida reservas en el panel izquierdo.

📊 3. Panel izquierdo: Dashboard por fecha

Este panel sirve para revisar qué ocurrió en una fecha específica.

• Fecha: selecciona el día que deseas consultar.
• Bloque / sede: permite ver todos los bloques del día o filtrar por una sede específica.
• Exportar PDF: genera un reporte del día para guardar o compartir internamente.
• Reservados: número de reservas registradas.
• Asistieron: clientes que realizaron check-in o fueron marcados como asistidos.
• No asistieron: clientes que no llegaron a la cita.
• Cancelaron: reservas canceladas.
• Activos: reservas vigentes para ese día.
• Disponibles: cupos disponibles según capacidad configurada.

⚠️ Si aparece “Sin agenda”, significa que todavía no existe agenda configurada para esa fecha.

✔ Usa este panel todos los días para controlar la operación.

🗓 4. Panel derecho: Agenda del orientador

Este panel permite definir en qué sede, horario y capacidad atenderá el orientador en una fecha específica.

• Fecha agenda: día para el cual se está configurando la atención.
• Sede del orientador: sede física o virtual asignada para ese bloque.
• Hora inicio: hora desde la cual inicia la atención.
• Hora fin: hora hasta la cual termina la atención.
• Capacidad: número máximo de personas o reservas permitidas para ese bloque.

Botones principales:

• Agregar bloque: agrega un bloque de atención a la agenda del día.
• Guardar agenda del día: guarda todos los bloques configurados para esa fecha.
• Recargar vista: actualiza la información mostrada.
• No se puede eliminar: indica que ese bloque no puede borrarse en ese momento, normalmente por reglas de seguridad o reservas existentes.

⚠️ No modifiques una agenda con reservas existentes sin revisar primero el impacto operativo.

✔ Crea primero la agenda del día antes de compartir disponibilidad con los clientes.

🔐 5. PIN del día por sede

La sección inferior permite consultar los PIN diarios asociados a cada sede. Estos códigos se usan para procesos de validación interna, check-in o control de acceso según la configuración del sistema.

• Fecha: selecciona el día para consultar los PIN.
• Ver PINs: muestra los códigos disponibles para esa fecha.
• Sede: identifica a qué sede corresponde cada PIN.
• PIN: código que puede usarse para validación operativa.

⚠️ Los PIN son información interna. No deben publicarse ni compartirse con personas no autorizadas.

✔ Usa los PIN únicamente para validaciones del día y por sede correspondiente.

✅ 6. Orden recomendado de uso

1. Ingresa al Panel Administrativo.
2. En el panel derecho, selecciona la fecha de agenda.
3. Selecciona la sede del orientador.
4. Define hora de inicio, hora fin y capacidad.
5. Haz clic en Agregar bloque.
6. Haz clic en Guardar agenda del día.
7. En el panel izquierdo, consulta la misma fecha.
8. Verifica que ya no aparezca “Sin agenda”.
9. Haz una reserva de prueba desde el link público.
10. Confirma que la reserva aparezca en el dashboard y en Google Calendar.

✔ Si estos pasos funcionan, el sistema está listo para operación.

📊 7. Qué debes validar en el panel

Antes de compartir tu link público de reservas, revisa que el sistema esté funcionando correctamente.

• Que las reservas se registren correctamente.
• Que los datos del cliente sean visibles.
• Que la fecha y hora coincidan con la reserva realizada.
• Que la sede seleccionada sea correcta.
• Que el evento aparezca en Google Calendar.

✔ Si estos puntos funcionan, tu sistema está listo para operar.

🧪 8. Prueba obligatoria antes de compartir

Realiza una reserva de prueba como si fueras un cliente real.

1. Abre el link público de reservas.
2. Selecciona una sede o servicio disponible.
3. Elige una fecha y horario.
4. Completa los datos de prueba.
5. Confirma la reserva.
6. Verifica que llegue el correo de confirmación.
7. Revisa que la reserva aparezca en Google Calendar.

⚠️ No compartas el sistema con clientes antes de hacer esta prueba.

✔ La prueba confirma que calendario, sedes, horarios y correos están funcionando.

🌐 9. Link público de reservas

El link público es el enlace que debes compartir con tus clientes para que puedan reservar.

• Este enlace es para tus clientes finales.
• No requiere acceso al Panel Administrativo.
• No debe confundirse con el enlace de configuración.
• No debe confundirse con el enlace del panel interno.

✔ Comparte únicamente el link público cuando la prueba de reserva haya sido exitosa.

⚠️ Error común: enviar a los clientes el enlace administrativo en vez del enlace público.

🏢 10. Revisión de sedes

Verifica que las sedes configuradas sean claras para tus clientes.

Sede física

• Nombre visible de la sede.
• Dirección completa.
• Ciudad o zona de atención.
• Enlace de Google Maps si aplica.

Sede virtual

• Plataforma usada: Google Meet, Zoom, Teams u otra.
• Link o instrucciones de acceso.
• Notas claras para el usuario.

⚠️ Una sede mal configurada puede generar confusión en el cliente final.

⏰ 11. Revisión de horarios

Los horarios determinan cuándo tus clientes podrán reservar.

• Confirma que existan horarios disponibles.
• Revisa que la hora de inicio y finalización sean correctas.
• Verifica que no existan cruces entre sedes.
• Confirma la capacidad si manejas cupos.

✔ Si no hay horarios disponibles, el cliente no podrá reservar.

📩 12. Correos de confirmación

Después de crear una reserva de prueba, revisa que los correos automáticos estén llegando correctamente.

• Correo de confirmación al cliente.
• Notificación interna para tu empresa, si aplica.
• Datos correctos de fecha, hora, sede y contacto.

⚠️ Revisa también la carpeta de spam o promociones.

⚠️ 13. Errores comunes

• Compartir el enlace del Panel Administrativo con clientes.
• No hacer una reserva de prueba.
• No verificar que el evento aparezca en Google Calendar.
• No revisar que existan horarios disponibles.
• No confirmar que las sedes estén bien descritas.
• Confundir el enlace público con el enlace de configuración.

✅ 14. Checklist final antes de operar

• Calendar ID configurado correctamente.
• Logo visible en el sistema.
• Sedes revisadas.
• Horarios disponibles.
• Reserva de prueba realizada.
• Evento visible en Google Calendar.
• Correo de confirmación recibido.
• Link público identificado correctamente.

✔ Si todos los puntos están correctos, tu sistema ALOTAR está listo para compartirse.